Y cam cyntaf o ran datrys problem yw cysylltu â rhywun sy’n ymwneud â darparu’r gwasanaeth neu, os ydyw’n well gennych, ein Swyddog Cwynion. Gelwir hyn yn ddatrysiad lleol.

Peidiwch â bod ofn cwyno. Byddwn yn ystyried eich cwyn yn ddifrifol a byddwn yn croesawu eich sylwadau am ein gwasanaeth - cadarnhaol neu’n negyddol. Ni fyddwch dan anfantais mewn unrhyw ffordd oherwydd i chi wneud cwyn.

Gallwch gysylltu â ni mewn unrhyw ffordd y dymunwch - nid oes rhaid i chi ysgrifennu eich cwyn. Mae croeso i chi gysylltu gyda ni yn Gymraeg neu Saesneg. Byddwch yn derbyn yr un safon o wasanaeth yn y ddwy iaith ac ni fydd gohebu yn y Gymraeg neu’r Saesneg yn arwain at unrhyw oedi.

Unwaith y byddwn wedi derbyn eich cwyn, bydd y rheolwr perthnasol neu uwch ymarferydd yn cysylltu â chi i gynnig cyfarfod â chi o fewn 10 niwrnod gwaith er mwyn gallu trafod eich cwyn. Gall y cyfarfod hwn fod naill ai yn un wyneb yn wyneb neu ar y ffôn os yw’n well gennych. Bydd y rheolwr yn trafod beth ellir ei wneud i ddatrys eich cwyn gyda chi.

Byddwn wedyn yn ysgrifennu atoch o fewn 5 niwrnod gwaith i’r drafodaeth i gadarnhau telerau datrysiad eich cwyn.

Mae gennych hawl i ofyn i rywun arall eich cefnogi i wneud eich cwyn.

Os ydych dan 18, byddwn yn trefnu eiriolydd o TGP Cymru i chi os ydych yn hapus i ni wneud hynny.

Rydym yn darparu gwybodaeth am sefydliadau all eich helpu i wneud eich cwyn.

Rydym yn anelu at geisio datrys y broblem a darparu llythyr i chi yn cadarnhau’r datrysiad o fewn 3 wythnos (15 diwrnod gwaith) o dderbyn a chydnabod eich cwyn.

Os na allwn ddatrys y broblem o fewn yr amserlen hon, efallai y byddwn yn gofyn am eich cytundeb i ymestyn yr amserlen rhyw ychydig.

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon yn dilyn eich trafodaeth gyda’r swyddog perthnasol a derbyn eu llythyr o dan Cam 1 y Weithdrefn Gwynion, gallwch ofyn i gael cyfarfod neu drafodaeth ffôn arall gyda rheolwr o’r Gwasanaethau Cymdeithasol.

Os ydych wedi ceisio gwneud hyn a’ch bod yn dal i fod yn anfodlon neu y byddai’n well gennych pe bai eich cwyn yn cael sylw gan berson nad oes ganddo gysylltiad â’r gwasanaeth o gwbl, gallwch ofyn am gynnal ymchwiliad annibynnol.

Gelwir hyn Cam 2.

Os na fyddwch yn fodlon â’r ffordd y cafodd eich cwyn ei datrys o dan Cam 1 o’r Drefn, gallwch ofyn i ni ei hystyried o dan Gam 2 neu gellwch osgoi Cam 1 a mynd ar eich union i Gam 2.

Ar y cam hwn, ni fydd y person sy’n ymdrin â’ch cwyn yn swyddog yng Nghyngor Sir Ynys Môn.

Bydd yr Ymchwilydd Annibynnol a fydd yn ystyried eich cwyn yn y cam hwn yn:

• cynnig cyfarfod â chi i drafod eich cwyn
• edrych ar gofnodiadau perthnasol sydd gan y gwasanaethau cymdeithasol
• siarad gyda’r rhai sy’n gysylltiedig, megis staff, gan edrych ar y ffeithiau
• ysgrifennu adroddiad a chyflwyno argymhellion 

Byddwch fel arfer yn cael copi llawn o’r adroddiad ar yr ymchwiliad. Os ydyw’n cynnwys gwybodaeth nad oes gennych hawl i’w gweld megis gwybodaeth am 3^ydd parti neu wybodaeth a ddarparwyd gan rai nad ydynt wedi rhoi eu caniatâd i’w rannu, byddwn yn darparu gweddill yr adroddiad.

Os ydych dan 18 byddwn hefyd yn gofyn i Berson Annibynnol sy’n gwbl annibynnol i’r Cyngor i oruchwylio’r ymchwiliad. Ni fydd y person yma yn ymchwilio i’r gŵyn ei hunan, ond bydd yn sicrhau bod yr holl bartïon wedi cael lleisio’u barn, a bod y gŵyn wedi ei thrin mewn modd trylwyr a theg a bod yr adroddiad yn gywir a chyflawn.

Bydd y Pennaeth Gwasanaeth a/neu’r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol yn darllen yr adroddiad ac yn eich hysbysu o’u hymateb ac unrhyw gamau a fydd yn cael eu cymryd gan y gwasanaethau cymdeithasol.

Byddwn yn ymateb i chi cyn pen pum wythnos (25 diwrnod gwaith) o dderbyn rhestr wedi’i chadarnhau o’r cwynion yr ydych yn dymuno iddynt gael eu hymchwilio o dan Gam 2.

Os nad yw hyn yn bosibl, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio’r oedi a’ch hysbysu o ddyddiad newydd ar gyfer derbyn ymateb.

Mae Gwasanaethau Cymdeithasol yn gweithio’n agos gyda llawer o sefydliadau eraill. Os yw eich cwyn yn ymwneud â rhywbeth yr ydym wedi ei ddarparu ar y cyd â sefydliad arall, e.e. pecyn gofal gan staff iechyd a gofal cymdeithasol, byddwn yn edrych ar eich cwyn gyda’n gilydd ac fel arfer, yn anfon un ymateb atoch.

Efallai bydd gennych gŵyn ynglŷn â gwasanaeth yr ydym wedi ei drefnu (ei gomisiynu) i chi gyda darparwr gofal arall, megis cartref gofal nyrsio neu preswyl, asiantaeth gofal cartref, neu wasanaeth dydd. Bydd gan bob sefydliad ei broses gwyno ei hunan a byddwn fel arfer yn anfon eich cwyn atynt ac yn sicrhau eu bod yn ymdrin ag ef. Byddwn yn dweud wrthych yn union beth yr ydym yn ei wneud.

Os ydych eisoes wedi cwyno i sefydliad arall a gomisiynwyd gennym i ddarparu eich gofal, ac yn anhapus gyda’u hymateb, byddwn yn ymdrin â’ch cwyn o dan Cam 2 o’r Drefn os yn briodol.

Gallwch gwyno wrth Ombwdsmon y Gwasanaethau Cyhoeddus yng Nghymru os ‘rydych yn credu ein bod wedi camweinyddu mewn unrhyw ffordd. Fodd bynnag, fel arfer mae’n well gan yr Ombwdsmon i bobl ddefnyddio Trefn Cwynion statudol y Cyngor i gychwyn.

Mae Cyngor Gofal Cymru yn rheoleiddio gweithwyr gofal cymdeithasol proffesiynol ac mae gan y corff hwn hawl i edrych ar honiadau o gamymddwyn.

Gall y Comisiynydd Plant hefyd ymchwilio i gwynion sy’n ymwneud ag agweddau o ofal neu lles plant a phobl ifanc.